Registros, constancia de bienes recibidos y medidas de resguardo: El instructivo de Contraloría por la entrega de cajas de alimentos

Un tweet con una infografía de cómo sería la distribución de las cajas de alimentos, detallándose que cada canasta debe tener “lo que se indicó” y que el 80% de los hogares más vulnerables del Registro Social de Hogares iba a recibir el beneficio. Esa fue una de las publicaciones que realizó, la semana pasada, la Contraloría a través de sus redes sociales, lo que encendió las alarmas en el gobierno.

Junto con esa, hubo otras publicaciones del organismo que, a juicio del Ejecutivo, inducían a errores. Esto -dicen- porque se podría entender que había un criterio establecido de asignación de las cajas de alimentos que anunció el Presidente Sebastián Piñera el 17 de mayo y que comenzaron a distribuirse el viernes pasado.

En paralelo, desde el lunes Contraloría comenzó con sus equipos un proceso de fiscalización en terreno respecto de la entrega de las cajas.

Según fuentes del Ejecutivo, el subsecretario del Interior, Juan Francisco Galli, se reunió ayer con el contralor Jorge Bermúdez para abordar el tema. En ese diálogo, según quienes lo conocieron, Galli le transmitió inquietud por las publicaciones del organismo en redes sociales, recalcándole que era importante la forma en que se comunicaba.

Junto con eso, abordaron el sistema de entrega y el criterio de fiscalización. Además, el gobierno hizo hincapié en que las cajas de alimentos no estaban bajo un criterio de focalización estricto, sino que, más bien, estaban pensadas para ir en ayuda de las personas que lo requieran en los barrios que están en cuarentena por la pandemia del coronavirus.

Según las mismas fuentes, el contralor le transmitió a Galli que era relevante que en la entrega de cajas hubiera dos elementos: que se tuviera un registro de quiénes habían recibido los alimentos, independiente de cómo se haya seleccionado; y, en segundo lugar, que existiera una especie de control sobre el contenido de las cajas. Sobre esto último, el gobierno planteó que era “imposible” que todas ellas tuvieran el mismo contenido por razones de stock.

Así, tras esa cita, la Contraloría emanó ayer un instructivo de tres páginas para todos los servicios públicos y municipios para controlar la entrega del beneficio. El texto, al que accedió La Tercera PM, parte señalando que se considerará beneficio “todo aporte en dinero y/o especies, cuyo propósito sea la ayuda a personas naturales, tales como canastas de mercadería u otros bienes, elementos de protección sanitaria, transferencias de dinero, entre otros”, agregando que “los criterios de selección, las fuentes o base de datos y los demás antecedentes que se consideren para determinar los beneficiarios de estas ayudas deben constar por escrito y se deben mantener almacenados en medios físicos o digitales, con sus respectivos respaldos”.

En cuanto a la distribución de los beneficios, en el documento se establecen medidas de control cuando son bienes físicos y en dinero. Respecto a lo primero, se establecen cuatro instrucciones: el deber de implementar registros por especie o producto en los centros de acopio o de recepción centralizada de bienes; mantener toda la documentación de respaldo relacionada con proveedores, donantes u otros (órdenes de compra, guías de despacho, actas de entrega, etc.); medidas seguridad e higiene para resguardar la salud de las personas y el buen estado de los bienes en los centros de acopio o de recepción; y se establecen medidas en relación a la recepción y entrega final.

Sobre esto último, el texto establece que “se debe dejar constancia escrita de los bienes recibidos para su entrega final, sea que estos provengan de proveedores, de particulares o de alguna institución del Estado. En dicha constancia se debe registrar el tipo de bien, su cantidad, y la fecha, lugar y hora de la recepción. El documento debe ser firmado por el funcionario responsable de la recepción”. También se indica que “si el bien consiste en una caja de alimentos, en un kit sanitario u otro similar, se recomienda implementar medidas tales como muestras aleatorias, pesas de pallets u otros”.

Además, se establece que, en caso de existir diferencias entre lo indicado en la guía de despacho (o en su análogo), “se dejará establecido en la constancia y se informará formalmente al proveedor, particular o institución del Estado que haya efectuado la entrega”.

De igual manera, el organismo instruye “implementar un registro electrónico de los beneficiarios finales de la medida, el que servirá para la rendición de cuentas”.

En relación a si la entrega del beneficio es mediante dinero, la Contraloría ordena que por regla general “debe realizarse mediante transferencia electrónica, según los controles establecidos por la entidad para este tipo de operaciones”. También señala que “se deberá llevar registro electrónico donde se indique el nombre completo del beneficiario; RUT, fecha de la transferencia de dinero; número de cuenta; nombre del banco y monto, así como otros datos que permitan un adecuado registro”.

Asimismo, se establece que “se deberán mantener los archivos con las nóminas de beneficiarios que fueron remitidos a las instituciones bancarias para la materialización de las erogaciones desde la cuenta corriente de la entidad pública”.

Finalmente, el instructivo de Contraloría señala que “para el caso de una transferencia de recursos a una entidad pública para la ejecución de distintas iniciativas relacionadas con la crisis sanitaria, sin perjuicio de su manejo presupuestario o extrapresupuestario, esta deberá implementar los controles contables que permitan la verificación del uso de los recursos asociado a cada uno de los programas o acciones en ejecución”.

Previo a la liberación del instructivo, la Contraloría eliminó los tweets con esas infografías, según explicaron, para adecuar las comunicaciones al nuevo documento impartido.

Durante la crisis del coronavirus, el organismo ha tenido un rol activo. Previamente, había solicitado modificaciones al gobierno sobre el decreto que entregaba facultades a los municipios para fiscalizar durante la pandemia.